In molte situazioni potrebbe essere necessario posticipare l’invio di un’email per garantire che arrivi in un momento preciso. Fortunatamente, Outlook offre diverse funzionalità che ci permettono di fare proprio questo, vediamole insieme e scopriamo come programmare l’invio di un messaggio di posta elettronica da Outlook, il client di posta di Microsoft.
Programmare l’invio di una singola email
Dopo aver completato la creazione della nostra mail, selezioniamo l’opzione Altre opzioni nel gruppo Categorie della barra multifunzione nella parte superiore della finestra. Se non riesci a vedere le opzioni menzionate, potresti avere la versione semplificata della barra multifunzione. In tal caso, vai alla scheda Opzioni e clicca su Altre opzioni.
Comparirà ora sullo schermo la finestra delle Opzioni di recapito: trova e attiva la casella Non recapitare prima di, impostando accanto la data e l’ora esatta in cui desideri che il tuo messaggio venga inviato.
Dopo aver fissato l’orario, fai clic su Chiudi in basso a destra e, una volta terminato il tuo messaggio, clicca su Invia. L’email rimarrà così in attesa nella cartella Posta in uscita fino all’orario scelto.
Se cambiamo idea e desideriamo inviare immediatamente una email programmata, andiamo nella cartella Posta in uscita e apriamo il messaggio programmato. Ripetiamo i passaggi indicati sopra per accedere alle opzioni di recapito e deseleziona la casella accanto a Non recapitare prima di. Successivamente clicca su Chiudi e poi su Invia per spedire la tua email.
Programmare l’invio di tutti le email in uscita
Se, per qualche ragione, desideri che tutte le tue email vengano posticipate per un determinato periodo, puoi farlo creando una regola specifica. Vediamo passo dopo passo i passaggi per impostare questa regola su Outlook:
- Apri Outlook e seleziona la scheda File nella barra in alto
- Clicca su Gestisci regole & avvisi e nella finestra che apparirà seleziona Nuova regola
- In Crea nuova regola, scegli Applica regola ai messaggi inviati e fai clic su Avanti
- Decidi le condizioni per le tue email. Se non selezioni nessuna condizione, la regola verrà applicata a tutte le email inviate. In questo caso scegliamo l’azione ritarda recapito di alcuni minuti.
- Nella descrizione della regola possiamo stabilire di quanti minuti desideriamo posticipare l’invio delle email. Il limite massimo è di 120 minuti.
- Prosegui con la creazione della regola, selezionando eventuali eccezioni se necessario.
- Assegna un nome alla tua regola, assicurati che sia attivata e conferma cliccando Fine.
Una volta che la regola è attiva, ogni volta che invierai un’email, rimarrà nella cartella Posta in uscita per il periodo di tempo che hai specificato e verrà inviata dopo che sarà trascorso il tempo impostato nella regola.
La capacità di controllare quando le tue email vengono inviate offre una grande flessibilità, specialmente se stai collaborando attraverso fusi orari diversi o se desideri semplicemente che le tue comunicazioni siano più strategiche. Utilizza queste funzionalità di Outlook con saggezza, soprattutto ricordandoti di averle impostate!
