La pandemia ha trasformato il modo di vivere e di lavorare di tantissime persone, molto spesso in maniera definitiva, con eventi e incontri che si tengono sempre più in modalità digitale.
Per questo motivo è utile saper utilizzare al meglio gli strumenti a disposizione, in particolare Zoom, il software di videoconferenza più utilizzato al mondo: vediamo insieme alcuni preziosi consigli per gestire in maniera professionale i nostri incontri online.
Sala d’Attesa
La funzione Sala d’Attesa fa sì che i partecipanti ad una riunione debbano essere ammessi singolarmente dall’organizzatore affinchè possano accedere al meeting. Si tratta di un’opzione fondamentale per la sicurezza, evitando così intrusioni spiacevoli, in particolare per riunioni con tante persone. In caso di riunioni ristrette potrebbe essere più comodo invece disattivare questo filtro.
Chat Private
Una delle funzioni più apprezzate di Zoom è quella che permette di chattare ai partecipanti, avviando conversazioni private con gli altri membri della riunione. Le opzioni a nostra disposizione ci consentono di disattivare la chat privata o addirittura togliere del tutto la possibilità di chattare, per mantenere la concentrazione sulla presentazione oppure per evitare eventuali disturbatori. Infine esiste anche la possibilità di impedire il salvataggio della chat, in modo che non possa essere trascritta al di fuori della piattaforma.
Condivisione
L’opzione di condivisione ci consente di mostrare a tutti gli altri partecipanti della riunione il nostro schermo oppure una finestra di un’applicazione aperta sul nostro computer. Zoom ci consente di abilitare o disabilitare questa funzione per gli altri partecipanti. Possiamo inoltre disabilitare la sola condivisione del desktop, in modo da non consentire di mostrare il proprio schermo ma solamente finestre e schermate di specifiche applicazioni e file.
Note
La funzione Annotazione consente ai partecipanti di aggiungere informazioni durante la condivisione dello schermo. Va sottolineato che questo tipo di commento non è sottoposto a moderazione pertanto va utilizzato con cautela. Zoom ci consente di disattivare del tutto questa funzione oppure di consentire le note solo all’utente che sta condividendo lo schermo.
Attivazione videocamera
In fase di pianificazione di una riunione possiamo decidere se il video dell’organizzatore e/o dei partecipanti deve essere attivato automaticamente all’ingresso in riunione. Dopo essere entrati ognuno potrà gestire la propria videocamera come preferisce, tuttavia è un buon modo per invogliare le persone a tenerla accesa ed aumentare così il coinvolgimento durante l’incontro.
