Contatti duplicati in HubSpot: come trovarli e unirli senza perdere Dati

In HubSpot i contatti duplicati si trovano e si uniscono in due modi: con lo strumento “Gestisci duplicati” (Data Management → Data Quality), che confronta ogni giorno i record e propone le coppie da unire, oppure unendo manualmente due contatti dal record. In entrambi i casi l’unione non si può annullare: prima di partire serve capire quali valori restano e quali si perdono.

I duplicati in un CRM B2B nascono quasi sempre allo stesso modo: la stessa persona compila un form con l’email aziendale e poi con quella personale, un commerciale la inserisce a mano, un’importazione da un evento la ricrea. Il risultato è un contatto con la storia divisa in due, email doppie, report sbagliati. Ecco la procedura che uso.

Prima di iniziare: tre cose da fare

1. Esporta i contatti (Contatti → Esporta, tutte le proprietà). È il tuo backup: HubSpot non ha un “annulla unione”. Lo strumento Data Quality permette di esportare la cronologia delle unioni degli ultimi 90 giorni, ma con i valori prima dell’unione, non di ripristinarli.
2. Verifica il piano: lo strumento “Gestisci duplicati” con la scansione automatica e le regole personalizzate richiede un Hub Professional o Enterprise; l’unione manuale di due record è disponibile in tutti i piani.
3. Decidi le regole: quale record è “primario” quando ce ne sono due (di solito il più vecchio o quello con più attività), e quali proprietà devono vincere in caso di conflitto (ad esempio l’email aziendale sull’email personale).

Cosa succede quando unisci due contatti

È la parte che conta. Quando unisci il contatto B (secondario) nel contatto A (primario):

• Il record che resta è A; B viene eliminato.
• Attività, note, email, chiamate, trattative e associazioni di B vengono spostate su A: la timeline diventa una sola.
• Proprietà: per default restano i valori di A. Se A ha un valore vuoto e B lo ha, HubSpot prende quello di B. Nella schermata di unione puoi scegliere valore per valore quale tenere, e aggiungere altre proprietà da confrontare con “Imposta proprietà da rivedere”.
• Alcune proprietà seguono regole proprie: l’email principale resta quella di A e quella di B diventa email secondaria; la data di creazione è la più vecchia; le proprietà di analisi (visite, fonte originale) si combinano.
• Le liste: A resta nelle liste attive che rispecchiano i suoi nuovi valori; le liste statiche di B non si trasferiscono in automatico.
• Le iscrizioni ai workflow: il contatto unito non viene reiscritto ai workflow in cui era B; se serve, va fatto a mano.
• Integrazioni: se B era sincronizzato con Salesforce o un altro sistema, quel collegamento cessa. Controlla prima.

Regola pratica: primario = il record con la storia più lunga, e prima di unire apri “Imposta proprietà da rivedere” con le proprietà che ti stanno a cuore (email, azienda, ruolo, consenso marketing, lifecycle stage).

Metodo 1: lo strumento “Gestisci duplicati” (Professional/Enterprise)

1. Vai su Data Management → Data Quality (oppure Contatti → Azioni → Gestisci duplicati).
2. Apri la scheda Gestisci duplicati. HubSpot confronta ogni giorno i valori delle proprietà (email, nome, telefono, azienda) e mostra le coppie di probabili duplicati con un livello di confidenza.
3. Per ogni coppia clicca Rivedi: vedi i due record affiancati con le differenze evidenziate.
4. Scegli il record primario, seleziona i valori da conservare, poi Unisci. Se non sono duplicati, Rifiuta: la coppia non verrà più proposta.
5. Per database grandi usa la selezione multipla: puoi unire o rifiutare più coppie in blocco. Fallo solo dopo aver verificato a campione che i criteri di HubSpot corrispondano ai tuoi.
6. Con Regole personalizzate puoi dire a HubSpot cosa considerare duplicato (es. stesso dominio email + stesso cognome) invece del criterio standard.
7. Al termine, Azioni → Esporta cronologia unioni: tieni il file come traccia.

Metodo 2: unire due contatti a mano (tutti i piani)

1. Apri il contatto che vuoi tenere (il primario).
2. Nel pannello a sinistra clicca Azioni → Unisci.
3. Cerca e seleziona il contatto da unire (il secondario).
4. Nella schermata di confronto scegli i valori da mantenere; per default sono selezionati quelli del primario.
5. Clicca Unisci. L’operazione richiede qualche secondo; nella timeline del contatto compare un evento “Unione”.

Quando usarlo: per i casi singoli che scopri lavorando (un commerciale segnala un doppione), o nei piani senza lo strumento automatico.

Come trovare i duplicati senza lo strumento automatico

Con Free o Starter, o per controlli che lo strumento non fa, tre tecniche:

• Esporta ed elabora: esporta i contatti in CSV e in Excel o Google Sheets cerca i doppioni per email normalizzata (tutto minuscolo, senza spazi), per nome+cognome+azienda e per telefono. È il metodo più affidabile per i database sotto i 20.000 contatti.
• Liste attive con filtri sul dominio email: la stessa persona con email aziendale e personale non ha lo stesso dominio, ma ha lo stesso nome e la stessa azienda; una lista “Nome noto + Azienda nota” ordinata per cognome li mette vicini.
• Controllo in ingresso: HubSpot deduplica in automatico i form sull’email (e sul cookie di tracciamento); le importazioni invece creano duplicati se l’email è diversa. Prima di importare, pulisci il file.

Prevenire è meglio: le regole che riducono i duplicati

• Un solo campo email obbligatorio nei form, con validazione del formato.
• Importazioni sempre con la colonna email e con l’opzione di aggiornare i record esistenti.
• Vietato creare contatti a mano se non dopo una ricerca per email e per cognome.
• Un controllo mensile della scheda Gestisci duplicati (o dell’export) a calendario: 30 minuti, sempre la stessa persona.
• Proprietà “Email secondaria” usata davvero: la persona con due indirizzi resta un solo record.

Domande frequenti

Si può annullare un’unione in HubSpot?

No. Il record secondario viene eliminato e non è recuperabile dal cestino come record separato. Per questo l’export preventivo è obbligatorio.

Le email inviate al contatto secondario si perdono?

No: le attività, comprese le email di marketing e le interazioni, si spostano sul record primario e le statistiche si combinano.

Lo strumento duplicati funziona anche sulle aziende?

Sì, con la stessa logica (nome, dominio). Attenzione alle integrazioni con Salesforce, che in alcune versioni non permettono di unire le aziende.

Ogni quanto HubSpot cerca i duplicati?

Una volta al giorno. Le coppie rifiutate non vengono riproposte.